BHP przy pracy zdalnej - Po ludzu o BHP

Dzisiaj na tapecie ląduje praca zdalna, która to od 7 kwietnia w niektórych z Was wywołuje pewne dreszcze i niekoniecznie są to dreszcze ekscytacji. Przepisy związane z pracą zdalną skupiają się na 3 dużych obszarach tj. zasobów ludzkich, RODO, no i BHP. Ja przybliżę Wam kwestie bhp, zatem z dzisiejszego wpisu dowiecie się:

co to jest praca zdalna?
kogo możesz na tą pracę wysłać?
jakie dokumenty oraz narzędzia musisz przygotować, czy możesz kontrolować pracownika wykonującego pracę zdalną?

i czy wypadek w domu pracownika będzie wypadkiem przy pracy?

Informacje wstępne

Ustawa z dnia 1 grudnia 2020 roku o zmianie ustawy kodeks pracy oraz niektórych ustaw wprowadziła na stałe właśnie do kodeksu pracy pojęcie pracy zdalnej. Czym zatem jest ta praca zdalna? No mianowicie jest to praca, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodniona z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Zatem, czy wszystkie rodzaje prac mogą być wykonywane zdalnie? Powiem przewrotnie, że tak. Jeżeli jej efekty dałoby się jako przesłać za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania, no to nic nie stoi na przeszkodzie, aby taką pracę wykonywać w sposób zdalny. Tak naprawdę to przepis dokładnie określa nam kategorie prac, które zdanie nie mogą być wykonywane i są to prace:

prace szczególnie niebezpieczne – to prace, które wymagają szczególnej organizacji w zakresie Bhp. I może jeszcze przeskoczył byś tą kwestię, jeśli chodzi o stosowanie przez pracownika specjalnych procedur, które muszą być przypisane do poszczególnych tych prac, ale na przykład zapewnienie już bezpośredniego nadzoru czy środków zabezpieczających w przypadku pracy w mieszkaniu pracownika może być niewykonalne.
Kolejnym rodzajem prac to są prace, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych. No dla przypomnienia, czym są czynniki fizyczne? Dla przykładu jest min. popularny hałas. Wyobraź sobie taką sytuację, że pracownik wykonuje pracę w miejscu zamieszkania, czyli w budynku wielorodzinnym. Jeśli będzie ona bardzo głośna, powoduje przekroczenie tego czynnika, to myślę, że sąsiedzi dość szybko wnieśli by weto.
Kolejne prace, to prace z czynnikami chemicznymi, które stwarzają zagrożenie, o których mowa w przepisach bezpieczeństwa, higieny pracy związanej z występowaniem tych czynników w miejscu pracy
oraz prace związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem szkodliwych czynników biologicznych substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy.

Ostatnia z prac, to taka, która powoduje intensywne brudzenie. Racja, możesz tu mieć pewną zagwozdkę. Możesz się nad tym zastanawiać, bo po pierwsze, no nie ma definicji czegoś takiego jak intensywny brudzenie. Po drugie, pojęcie to jest dość subiektywne dla jednej osoby intensywnym brudzeniem będzie znaczyło kompletnie co innego niż dla drugiej osoby. Inaczej będziemy traktować pracownika biurowego, jeśli chodzi o intensywność brudzenia, a inaczej majstra na budowie. Dodatkowo nie do określono, czyli w kwestii brudzenia mamy na myśli pracownika, czy też może całe pomieszczenie pracy co dodatkowo no niestety rozszerza nam ten wachlarz interpretacyjny, który tym sytuacji mamy. No jak zwykle w takich przypadkach no obowiązek spada na Was. To Wy musicie określić czy dana praca wiąże się z intensywnym brudzeniem.

Szkolenia BHP przy pracy zdalnej

A co ze szkoleniami BHP? Sprawa szkoleń BHP-owskich nie jest taką prostą sprawą i musisz tu rozpatrzyć co najmniej dwie sytuacje. W pierwszym przypadku przyjmujecie osobę do swojej firmy na stanowisko administracyjno biurowe z myślą, że ta osoba z automatu od razu będzie pracowała w systemie zdalnym. W takiej sytuacji oczywiście musicie przeprowadzić szkolenie wstępne, mówimy tu o instruktażu ogólnym oraz stanowiskowym, ale UWAGA w całości możecie je przeprowadzić za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W drugim przypadku, jeżeli macie pracownika, który albo obecnie cały czas pracował w systemie biurowym i przechodzi na pracę zdalną, albo będzie wybierał system hybrydowy, czyli trochę w biurze, trochę w miejscu pracy zdalnej, no to tu jest prosta sprawa – tej osobie trzeba przeprowadzić klasycznie pełnowymiarowe szkolenie wstępne na miejscu w Waszej firmie. Czasem w sieci pojawia się pytanie, czy pracownik, który przechodzi ze stanowiska biurowego na pracę zdalną, powinien mieć przeprowadzony ponownie instruktaż stanowiskowy? Za tym działaniem może przemawiać fakt, że instruktaż stanowiskowy pracownika w przypadku prowadzenia na jego stanowisku zmian warunków techniczno- organizacyjnych, w szczególności zmian procesu technologicznego czy też zmian organizacji stanowisk pracy, wymaga takiego szkolenia. Co zatem powinniście zrobić? Według mnie nie ma konieczności przeprowadzenia dodatkowo instruktażu stanowiskowego. Oczywiście musicie pracownikowi dostarczyć pewne dokumenty, jak ryzyko zawodowe, czy też informacje zawierającą zasady BHP podczas świadczenia pracy zdalnej, ale sam instruktarz jest niepotrzebny. To, że zmieniliśmy miejsce pracy, nie stanowi dla mnie zmiany organizacji stanowiska pracy.

Bardzo ciekawą kwestią są szkolenia okresowe dla pracowników administracyjno biurowych. Jak wiecie, w niedalekiej przeszłości ustawodawca wprowadził przepis, który pozwolił niektórym podmiotom (dla przypomnienia dotyczy to stanowisk administracyjno biurowych, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategoria ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych). I właśnie w przypadku tej grupy można było odstąpić od przeprowadzenia szkoleń okresowych. Czy wynikało to z przeświadczenia o małej liczbie zagrożenia tych stanowiskach, czy też może głębokiej wiary w wiedzę i odpowiedzialność pracowników? Nie mam zielonego pojęcia, nie wiem, co ustawodawca miał na myśli. W każdym razie, co jest dodatkowo ciekawe, w ramach obecnych przepisów odstępstwo nie dotyczy osób, które mają świadczyć pracę w warunkach pracy zdalnej, mimo tego samego zakresu obowiązków. Czyli pracownik w biurze to świadomy, spokojnie odstępujemy od szkolenia, a jak na przykład w mieszkaniu to już pewnie różne głupoty do głowy mogą przyjść. No jest to dość zastanawiające Zatem pamiętajcie, jeżeli wcześniej Wasi ludzie pracowali w biurze i zgodnie z przepisami nie musieliście organizować im szkoleń okresowych, to jak wyślecie ich na pracę zdalną, albo sami się o nią upomną, to takie szkolenie będziecie musieli zorganizować i przeprowadzić

Dokumenty przy pracy zdalnej

Ocena ryzyka zawodowego jest bardzo ważną sprawą i o tym nigdy nie powinniście zapominać. To jest bardzo ważny dokument określający zagrożenia, możliwe skutki oraz działania profilaktyczne, które przekazujecie swoim pracownikom. Ocenę ryzyka zawodowego wykonuje się dla każdego stanowiska pracy. Nie inaczej będzie to miało w sytuacji wykonywania pracy zdalnej, więc nie uciekniecie z od tej przyjemności i taką kartę oceny ryzyka zawodowego też będziecie musieli sporządzić. Dodatkowo na podstawie tej oceny ryzyka zawodowego powiniście opracować pewien zakres czynności i zasad zawierających między innymi zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej oraz zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych, stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego. Całość możecie zawrzeć w takim jednym dokumencie, który to musisz przedstawić pracownikowi, żeby się z nim zapoznał, musicie pamiętać o opracowaniu sobie kolejnego oświadczenia, które to pracownik potwierdza zapoznanie się oraz, że zobowiązuje się do przestrzegania zawartych w niej zapisów. Zatem pamiętajcie, przed wypuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej, musicie im przedstawić taką opracowaną kartę oceny ryzyka zawodowego,

Jeśli mielibyście jakiekolwiek problemy z opracowaniem takiej karty oceny ryzyka zawodowego w swojej firmie, to ja chętnie Wam pomogę. Napiszcie po prostu do mnie na adres. Poludzkuobhp@gmail.com

Przekazanie sprzętu

No dobrze, część dokumentacji sobie opracowaliście Teraz czas przychodzi na przekazanie pewnego rodzaju sprzętu czy też pomocy technicznej. I tak posiłkując się artykułem 67²⁴ kodeksu pracy obowiązkiem pracodawcy jest:

zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej
zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji serwisu konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją, konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacja w innych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Dodatkowo, jeżeli zależności od rodzaju umowy, która została zawarta między Wami jako pracodawcą a pracownikami, czyli to będzie Regulamin, czy to będzie polecenie, czy też porozumienie, jeśli zawarliście w którymś z tych dokumentów jakieś dodatkowe koszty, to również jako pracodawca musicie je pokryć pracownikowi. No na przykład może to być koszt krzesła czy też biurka, bo wbrew pozorom te dwa meble mogą stanowić podstawę dość dużego sporu na linii pracownik pracodawca. Po pierwsze, to Wy musisz zapewnić ergonomiczne stanowisko pracy, czyli właściwe biurko. Właściwe krzesło jak najbardziej jest w to wliczone. Z drugiej strony może zdarzyć się sytuację, że pracownik nie będzie straszną ekscytacją podchodził do nowych mebli sprzętów, któremu chcecie zamontować w jego mieszkaniu. Zatem czy ty musisz ponosić koszty zarówno krzesła czy też biurka?

No posiłkowałbym się oceną Głównego Inspektoratu pracy, które twierdzi, że ani biurko, ani krzesło nie są narzędziami pracy zdalnej i nie stanowią one wyposażenie stanowiska pracy. Niemniej jest sugestia, że między pracodawcą a pracownikiem może pojawić się opcja pokrycia kosztów związanych z zapewnieniem pracownikowi wykonującemu pracę.

Warunki pracy zdalnej

Większość z nas na hasło praca zdalna ma przed oczami taki obraz. Jest to praca wykonywana poza firmą, najczęściej w mieszkaniu pracownika, zatem jeżeli pracownik chciałby taką pracę zdalną w swoim mieszkaniu wykonywać, no to musi ona spełniać właściwe warunki. No i można sobie zadać pytanie, co to znaczy? Ano nic innego jak taki sposób wykonania pracy, które w miarę możliwości zabezpiecza go przed na przykład dolegliwościami układu mięśniowo-szkieletowego czy też porażeniem prądem elektrycznym, musi posiadać pewną sprawną instalację, czy też zapewnia właściwy dostęp do stanowiska, czyli do biurka.

Bardzo ważne jest, że to pracownik musi złożyć pewne oświadczenie, w którym stwierdza, że posiada właściwe warunki lokalowe oraz techniczne, które umożliwiają mu wykonywanie pracy zdalnej w danym miejscu.

No a co, jeśli ma wątpliwości, czy Wszystko jest ok? No ja sugeruję użycie listy kontrolnej, która punkt po punkcie pozwoli niejako odhaczyć takie niezbędne elementy wyposażenia stanowiska pracy.

Jeśli chcielibyście skorzystać z takiej listy wejdzie na zakładkę DO POBRANIA tam jest on dostępna całkowicie za darmo!!

Co do zasady raczej nie macie wpływu na warunki lokalowe pracowników, ale macie za to wpływ na warunki techniczne. Najczęściej bowiem praca zdalna odbywać się będzie z użyciem komputera. To bowiem za pomocą tego magicznego pudełka pracownik będzie przekazywał Wam efekty swojej pracy drogą elektroniczną. A jak komputer, to jak doskonale wiecie musicie spełnić obowiązki związane z rozporządzeniem z 1 grudnia 1998 roku w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.
Powiem krótko, rozporządzenie jest stare, ale niestety nic innego nie mamy. Jeżeli za tym pracownicy w biurze mają urządzone stanowisko według pewnych zasad, które jak najbardziej zasadne jest wdrożenie tych samych zasad na stanowiska pracownika wykonującego pracę zdalną. Dla przykładu pracownik musi mieć na czym ustawić komputer. Najczęściej jest to stół czy też biurko, na tymże stole musi mieć na tyle wolnego miejsca, aby móc no oprócz komputera ustawić tam na przykład inne elementy jak klawiatura, myszka czy też pomoce biurowe. No i ważne, żeby ten komputer był jakoś właściwie ustawiony, czyli żeby nie padało nam światło, które nas oślepia, a zarazem, żeby oświetlenie stanowiska pracy spełniało polskie normy, czyli te przysłowiowe 500 luksów na tym stanowisku występowało. Kolejny aspekt to ergonomia. Pracownik musi wygodnie i ergonomicznie siedzieć, czyli dobrze mieć krzesło biurowe z możliwością regulacji wysokości.

Co prawda to pracownik składa oświadczenie, że jego stanowisko pracy spełnia te wszystkie standardy, ale pamiętajcie, że to Wy dopuszczacie go do pracy i jeżeli macie z tym jakiekolwiek wątpliwości, to jeszcze raz na spokojnie przejrzyjcie temat.

No a co w sytuacji, gdy pracownik składa oświadczenie, które mówi, że no nie ma odpowiednich warunków lokalowych, czyli jego mieszkanie nie spełnia tych standardów, które są wymagane? No jako pracodawca po prostu nie dopuszczacie takiego pracownika do wykonywania pracy w trybie zdalnym. Pamiętajcie również, jeżeli coś w miejscu wykonywania pracy zdalnej się zmieni, oczywiście mówimy tu cały czas o warunkach lokalowo technicznych, to o takiej sytuacji pracownik musi poinformować pracodawcy, który to może niezwłocznie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

A tutaj przekażę Wam trochę dobrych informacji, mianowicie, że część Waszych obowiązków, które standardowo musicie spełnić przy normalnej pracy, zostanie niejako z Waszych barków zabrana. Zatem, Wy jako pracodawcy nie będziecie musieli:

podejmować się między innymi zapewnienia środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy w nagłych przypadkach zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników. Dodatkowo nie musicie nikogo wyznaczyć do sprawowania wyżej wymienionych zadań, ani pierwszej pomocy ani ewakuacji.
przejmować dbaniem o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy oraz wyposażenia technicznego. Dodatkowo nie musisz zapewniać pracownikom odpowiednich urządzeń higieniczno sanitarnych oraz dostarczać im niezbędnych środków higieny osobistej.
przejmować się zapewnieniem odpowiednich napojów, posiłków profilaktycznych oraz ewentualną przebudową pomieszczenia pracy i wykonywania tylko i wyłącznie na podstawie projektów uwzględniających wymagania Bhp.

Bardzo dobrze, że te obowiązki pracodawcy zostały ci zdjęte, ponieważ większość pracy zdalnej no będzie wykonywana w mieszkaniach pracowników, więc konieczność zapewnienia tych urządzeń higieniczno sanitarnych czy niezbędnych środków do udzielenia pierwszej pomocy może i niektórym pracownikom bardzo by się podobała. No ale byłoby to co najmniej lekką przesadą. Z drugiej strony remont pokoju, w którym wykonywana będzie praca zdalna na podstawie projektu uwzględniającego wymagania BHP-owskie no to brzmi co najmniej ciekawie. Na szczęście jako pracodawcy nie musicie się nad tym zastanawiać.

Kontrola pracy zdalnej

Temat kontroli jest tematem, dość problematycznym, ale nie niemożliwym. Słowem, można to zrobić. I tu zanim zaczniecie zacierać ręce mówiąc, że teraz to sobie wreszcie ten rajd po tych mieszkaniach zrobicie, zobaczycie, jak oni mieszkają, jak to Wszystko u nich wygląda, PAMIĘTAJCIE, że owszem można, ale pod pewnymi warunkami. Pierwsze na pytanie, które powinniście sobie odpowiedzieć, to czy to w ogóle chcecie robić i do tego osobiście?
Ustawa co prawda nie ustanawia żadnych konkretnych metod kontroli, ale to nie znaczy, że narzuca, że ta kontrola musi nastąpić zawsze na miejscu, że musi być wykonywana osobiście, może być również przeprowadzona przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość. Zatem potrafię sobie wyobrazić sytuację, że pracownik, włącza kamerę w laptopie i pokazuje swoje stanowisko pracy. Jeżeli jednak nadal chcecie tą kontrolę przeprowadzić, no musicie pamiętać, żeby kierować się takimi 3 zasadami:

czynności kontrolne powinny mieć związek ze stosunkiem pracy,
powinny być jak najmniej dotkliwe dla pracownika
oraz pracodawca, czyli Wy musicie uprzedzić pracownika o możliwości i zakresie stosowanej kontroli.

No oczywiście ja rozumiem Wasze oburzenie, że co to za kontrola, która ma być zapowiedziana, jak się ładnie wszyscy pięknie przygotują? No niestety przypominam Wam, że najczęściej taką kontrolę wykonywałby się w domu pracownika, który zamieszkują też inne osoby. I właśnie kwestia miru domowego jest tu jest znaczącą kwestią. No ale dobra wyobraźmy sobie jednak taką sytuację, że umówiliście się z pracownikiem na tą kontrolę. Wpadacie na tą kontrolę, oglądacie te stanowisko pracy i widzicie pewne uchybienia – co zatem możesz zrobić? Macie dwa wyjścia. Po pierwsze zobowiązujecie pracownika, aby te uchybienia usunął w uzgodnionym z Wami terminie. Oczywiście pamiętajcie, że termin musi być jak najbardziej zdroworozsądkowy. Z drugiej strony możesz podejść do tego drastycznie, czyli po prostu cofną zgodę pracownikowi na wykonywanie pracy zdalnej.

Jeszcze jeden temat powiązany z kontrolą, który się czasem w sieci pojawia. To pytanie, czy Państwowa Inspekcja pracy może wpaść do takiego pracownika, który wykonuje pracę na pracy zdalnej? No teoretycznie czemu nie ma jak najbardziej takie uprawnienia? Jednak powszechna jest opinia, że inspektorzy Państwowej Inspekcji pracy nie będą chodzili z wizytą po domach i sprawdzali pracowników na pracy zdalnej. Ale do Was do firmy, pewnie że mogą wpaść i sprawdzić wszelką niezbędną dokumentację, która jest związana tj. Regulaminy oświadczenia, czy też ryzyko zawodowe.

Wypadki przy pracy zdalnej

Może i dla ciebie ta wiadomość będzie abstrakcyjna, ale tak w czasie wykonywania pracy zdalnej również może dojść do wypadku przy pracy. Dla przypomnienia, abyśmy mówili o wypadku przy pracy, muszą być spełnione 4 przesłanki, tj:

zdarzenie nagłe
związany z pracą,
powodujące uraz lub śmierć
i spowodowany przyczyną zewnętrzną.

Zatem bardzo ważne i chcę, żeby to wybrzmiało bardzo dosadnie.

Nie możecie stosować w swojej firmie stwierdzenia, że wszystkie zdarzenia nieważne czy tam kwalifikujemy jako wypadek, czy też nie są wyłącznie prywatną sprawą osoby, którą tą pracę wykonuje. Nie ma to żadnej podstawy prawnej i w przypadku jakichkolwiek problemów, no nie wiąże pracownika w żaden sposób.

Zatem pracownik ma obowiązek zgłosić pracodawcy fakt, że uległ on wypadkowi. Musi to zrobić niezwłocznie. No chyba że no nie da rady, czyli na przykład jest nieprzytomny. Może to zrobić za pomocą wszystkich dostępnych środków komunikacji elektronicznej. Ja sugeruję, że najprościej jest po prostu zadzwonić. A czy z Waszej perspektywy jest różnica między wypadkiem na pracy zdalnej a wypadkiem w biurze? Nie, dokładnie postępujecie w ten sam sposób – powołujecie zespół powypadkowy, który będzie to zdarzenie badał, zespół powinien dokonać oględzin miejsca zdarzenia. Członkowie zespołu będą mieli trudniej, bo muszą uzgodnić termin wizyty z pracownikiem lub też z domownikiem. Gdy poszkodowany, na przykład ze względu na stan zdrowia, nie jest w stanie tego sam zrobić same oględziny miejsca wypadku ewentualnego stanu technicznego urządzeń muszą być wykonywane z zachowaniem takiej dużej wyrozumiałości i tak zwaną szeroko pojętym prawie do prywatności. Badanie to no na pewno nie powinno utrudniać korzystania reszcie domowników z urządzeń domowych normalnego życia. Czy zatem poszkodowany lub któryś z domowników może odmówić możliwości przeprowadzenia takowych oględzin? No powiem Wam, że nie mają takiego prawa, mogą co jedynie negocjować termin przeprowadzenia oględzin. Z drugiej strony czy może zespół powypadkowy może odstąpić od oględzin? Może, jeżeli uzna, że poszkodowany przekazał im najbardziej wyczerpujące informacje i że te informacje, które oni zgromadzili, są na tyle czytelne że łatwo jest określić zarówno okoliczności, jak i przyczyny wypadku.

Kolejne działania zespołu powypadkowego są identyczne, jak w przypadku wypadku na przykład w siedzibie firmy. 14 dni na sporządzenie protokołu daje się go pracownikowi do wglądu. Informuje się o możliwości składania uwag i jeżeli takowych nie ma, daje się do podpisu pracodawcy i po jego podpisaniu przekazuje się protokół pracownikowi.

Podsumowanie

Praca zdalna na stałe zagościła w naszej rzeczywistości i będzie stanowiła jej szeregowy element. Z dzisiejszego wpisu dowiedziałeś się zatem:

co to jest praca zdalna?
kogo możesz na tą pracę wysłać?
jakie dokumenty oraz narzędzia musisz przygotować, czy możesz kontrolować pracownika wykonującego pracę zdalną?
i czy wypadek w domu pracownika będzie wypadkiem przy pracy?

Jeżeli mielibyście jakiekolwiek pytanie związane z odcinkiem jakaś kwestia wymagałaby wyjaśnienia, czy też może doprecyzowania, to napiszcie do mnie na adres poludzkuoBHP@gmail.com Jeżeli jest jakikolwiek temat, który Was szczególnie interesuje, z którym macie jakiś problem i mógłbym wam w tej kwestii pomóc, to bez wahania również piszcie do mnie